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第4節(jié) 統(tǒng)一大小和形狀

  文件、發(fā)票等有各種大小和形狀,一般來說,用A4紙打印的文件最多,郵件有明信片大小的,一些項(xiàng)目的詳細(xì)進(jìn)度表往往是用A3紙打印的。
  
  我建議,盡量把文件統(tǒng)一成A4紙那樣大小比較好,如果文件大小不一,看上去會(huì)不整齊,還很容易弄丟。比如一些大尺寸的文件中常常會(huì)夾雜著小紙頁,不小心就會(huì)把小紙頁弄丟。再說,購買用于整理的文件夾時(shí),如都是A4尺寸的,也比較統(tǒng)一,還可以節(jié)約成本。
  
  實(shí)在有大尺寸的資料,就把它復(fù)印成A4尺寸再保存吧。從雜志上剪下來的信息、或是寫在小記事本上的內(nèi)容,如果比A4小,我建議要么把它們輸入電腦,要么用訂書機(jī)訂在A4紙上。
  
  我個(gè)人很喜歡用訂書機(jī),不光在把文件裝訂成冊(cè)時(shí)用,想把一些小紙頁固定到A4紙上時(shí),我一般不用膠水,而是用訂書機(jī)一訂就好了。
  
  我還建議,把大文件夾的顏色也統(tǒng)一起來吧。比如說,藍(lán)色的用于存放“預(yù)算”類的,黑色的用于存放“資料”類的,這種方法很有效。但如果顏色種類太多,連本人都想不起來“某種顏色代表什么內(nèi)容”時(shí),那就失去意義了。
  
  總之,規(guī)則要簡單到不費(fèi)腦子的程度,才是最好的。


  
  

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